Hoe doe ik een reservatieaanvraag?

Als je nog geen klant bent, dien je je eerst te registreren. Dit kan door rechts bovenaan op de button ‘registeren’ te klikken. Daar vul je al de nodige gegevens in. Je ontvangt een mail met jouw logingegevens.

Een reservatieaanvraag kan je doen door in ‘zalenreservatie’ – bovenaan in de menubalk – op de planning de gewenste accommodatie en datum te selecteren. Je klikt op de balk van de gewenste zaal of het gewenste terrein, waarna je binnen het kader dat verschijnt op ‘nieuwe reservatie’ klikt. Je vult de nodige gegevens in en bevestigt. Je ontvangt een bevestiging van jouw aanvraag. Opgelet, dit is een aanvraag, jouw aanvraag moet nog goedgekeurd worden voordat de reservatie definitief geboekt staat. Hiervan ontvang je een tweede mail van de zaalbeheerder.

Wat zijn de verschillende onderdelen binnen de menubalk?

1. Zalenreservatie: hieronder zie je de beschikbaarheid van alle accommodatie.

2. Overzicht: hieronder staat het overzicht van alle accommodatie met bijhorende info. Over heel de website kan je op de blauwe infobollen klikken voor meer uitleg.

3. Mijn reservaties: hieronder vind je een overzicht van jouw reservaties. Je kan deze openen om een annulatieaanvraag of aanvraag tot wijziging te doen.

4. Mijn profiel: hieronder vind je alle klanten waarvan je contactpersoon bent, de contactgegevens van deze klant(en) en jouw logingegevens.

5. Reglementen en Tarieven: hieronder vind je de gebruikersreglementen van de accommodatie en de tarieven. Raadpleeg het betreffende reglement zeker. Bij het aanvragen van een reservatie word je verplicht akkoord te gaan met de voorwaarden. Je wordt verondersteld op de hoogte te zijn van het reglement. Er gelden bijvoorbeeld annulatiekosten bij het laattijdig indienen van een annulatieaanvraag.

6. FAQ: daar ben je momenteel, dit is een overzicht met veelgestelde vragen.

Ik ben mijn wachtwoord vergeten, wat nu?

Nadat je op de button ‘inloggen’ hebt geklikt, vind je op het kader dat vervolgens op jouw scherm verschijnt een button ‘wachtwoord hernieuwen’. Als je hierop klikt, vult je jouw gebruikersnaam in en bevestigt. Je ontvangt een link in jouw mailbox. Als je hierop klikt, kom je op een pagina waar je een nieuw wachtwoord kan kiezen.

Hoe kan ik mijn wachtwoord wijzigen?

Zie ook vraag hierboven. Als je ingelogd bent, kan je jouw wachtwoord wijzigen onder ‘mijn profiel’. Binnen jouw profiel klik je op het tabblad ‘login’ waar je op de button ‘wachtwoord aanpassen’ kan klikken.

Wat is een valide wachtwoord?

Een wachtwoord moet uit minimum 6 karakters bestaan.

Is de gebruikersnaam hoofdlettergevoelig?

Neen.

Kan ik als hoofdcontactpersoon een extra contactpersoon aanmaken onder dezelfde klant die aanvragen kan doen?

Dit kan zo ingesteld worden door de zaalbeheerder. Onder ‘mijn profiel’ ga je naar het tabblad klanten. Hier zie je een overzicht van de klanten waar je contactpersoon van bent. Als je als hoofdcontactpersoon op de button ‘editeren’ (het potloodje) klikt, zie je de contactgegevens van de klant waarvan je contactpersoon bent, de facturatiegegevens en alle contactpersonen van die klant. Onder het tabblad ‘contactpersonen’ kan je een ‘nieuw contactpersoon toevoegen’.

Ik wil als hoofdcontactpersoon een extra contactpersoon aanmaken voor een klant maar krijg de boodschap dat de contactpersoon al bestaat en ik contact moet opnemen met de zaalbeheerder, waarom?

Die persoon is al contactpersoon met een login met hetzelfde emailadres bij een andere klant. In dit geval moet je inderdaad contact opnemen met de zaalbeheerder. Hij/zij kan die contactpersoon toch aanmaken onder een tweede klant.

Ik heb een bevestiging via mail ontvangen van mijn reservatie / annulatieaanvraag of aanvraag tot wijziging, maar ik heb nog geen bevestiging ontvangen van de zaalbeheerder. Wat nu?

Jouw aanvraag werd nog niet goedgekeurd door de zaalbeheerder. De aanvragen worden tijdens de kantooruren behandeld. Als je nog geen bevestiging van de zaalbeheerder hebt ontvangen, staat jouw reservatieaanvraag nog niet geboekt.

Hoe zoek ik de reservaties die voor mij geboekt werden op? Hoe vind ik een reservatie op een bepaalde datum?

Nadat je bent ingelogd (rechts bovenaan), ga je naar ‘mijn reservaties’ bovenaan in de menubalk. Je vindt hier een chronologisch overzicht van jouw reservaties. Je kan jouw zoektocht specificeren door een bepaalde zaal te selecteren, alleen de gereserveerde of geannuleerde reservaties te selecteren, of een begin- en einddatum te selecteren zodat de reservaties binnen een bepaalde periode verschijnen. Als je de details van een reservatie opent via het potloodje heb je de mogelijkheid om een aanvraag tot annulatie of wijziging van de reservatie door te voeren.

Ik wil mijn reservatie annuleren. Hoe doe ik dit?

Nadat je bent ingelogd (rechts bovenaan), ga je naar ‘mijn reservaties’ bovenaan in de menubalk. Je zoekt de betreffende reservatie op. Je klikt op het potloodje om de details van de reservatie te openen. Onderaan klik je op 'annuleren'. Jouw aanvraag wordt aan de zaalbeheerder bezorgd. Je ontvangt een bevestiging van de zaalbeheerder.

Ik wil de uren van mijn reservatie wijzigen. Hoe doe ik dit?

Nadat je bent ingelogd (rechts bovenaan), ga je naar ‘mijn reservaties’ bovenaan in de menubalk. Je zoekt de betreffende reservatie op. Je klikt op het potloodje om de details van de reservatie te openen. Je voert de gewenste wijziging(en) door en klikt onderaan op 'wijzigen'. Jouw aanvraag wordt aan de zaalbeheerder bezorgd. Je ontvangt een bevestiging van de zaalbeheerder.

Als ik een reservatie wil aanvragen kan ik een periode of meerdere data aanvragen. Wat is het verschil tussen deze beide?

Als je een periode aanvraagt, geldt de reservatie van de begindatum tot en met de einddatum van de aanvraag. Vb. je kiest als begindatum 1/9/2018 en als einddatum 5/9/2018, beginuur 9.00 uur en einduur 20.00 uur, dan loopt de reservatie van 1/9/2018 9.00 uur tot en met 5/9/2018 21.00 uur aan één stuk door, gedurende een periode van 108 uur.

Als je meerdere data aanvraagt, kan je een dagelijks of wekelijks terugkomende reservatie aanvragen. Doorloop alle stappen tot je op de pagina komt waar je de aanvraag kan bevestigen en je een bevestigingsmail ontvangt van jouw aanvraag.

Ik kan geen reservatieaanvraag doen, als ik op de planning op een bepaalde zaal klik, krijg ik de boodschap: ‘aanvragen kan enkel door bepaalde gebruikers’ of ‘vanaf datum x’ of ‘tot datum y’. Wat betekent dit?

Afhankelijk van de accommodatie zijn zalen enkel beschikbaar voor vaste gebruikers, moet er x tijd vooraf een aanvraag gedaan worden of kan er maar x tijd vooraf gereserveerd worden. De reglementering kan je vinden onder de blauwe infobollen en onder 'reglementen en tarieven' in de menubalk en is afhankelijk van de accommodatie.

Waar kan ik mijn facturen raadplegen?

Onder 'mijn profiel' klik je op het potloodje voor jouw klantnaam om jouw klantgegevens te raadplegen en eventueel aan te passen. Daar kan je onder het tabblad 'facturen' je facturen opzoeken en de details van deze facturen, vb. de betreffende reservaties, raadplegen.

Specifieke vragen per complex

Den Breughel

Waarom worden begin- en einduur van de activiteit gevraagd bij het plaatsen van een reservatieaanvraag?

De zalen worden met dagdelen verhuurd, niet per uur. Er zijn 3 mogelijke dagdelen: voormiddag, namiddag en avond. Alle voorbereiding en het opruimen achteraf dient binnen de gehuurde dagdelen te vallen. Het begin- en einduur van de eigenlijke activiteit wordt gevraagd om dit aan de deelnemers van uw activiteit te kunnen communiceren.

Bij de reservatieaanvraag is er een veld 'drank gemeentepersoneel' (koffie en frisdrank), wat is hier de betekenis van?

Dit betreft dranken die het gemeentepersoneel kan vragen voor vergaderingen.